青島地鐵:解決組織與業務管理難題
2021-12-28

軌道交通作為一個城市、一個國家順暢運行的大動脈,是支撐貨物運輸和公眾出行的重要基礎設施。在城市交通中,地鐵、城鐵作為城市公共交通的主干線,是世界公認的低能耗、少污染的“綠色交通”方式,不僅直接關系到城市居民的出行、工作、購物和生活,更成為解決“城市病”的一把金鑰匙,對于實現城市的可持續發展具有非常重要的意義。

 

目前我國的軌道交通建設發展神速,這其中不乏軌道通信信號技術的功勞,這一技術通過列車控制、調度指揮、信息管理、設備工況監測及維護管理等,構成一個高效綜合的自動化系統,以保證列車運行安全,實現行車指揮和列車運行現代化,也成為提升運輸效率的關鍵系統。圍繞這一技術,很多企業在不斷創新和探索,青島地鐵城市軌道交通技術有限公司(以下簡稱青島地鐵)便是其中一家優秀企業。

 

青島地鐵:解決組織與業務管理難題

 

青島地鐵的組織與業務管理難題

2013年2月22日,青島地鐵集團正式掛牌。主要承擔青島軌道交通工程投融資、建設、運營與管理;基礎設施、公共設施項目的工程建設管理、招標及技術服務;土地整理與開發;房地產開發;城市軌道交通相關資源的綜合開發及管理;物業管理;國內廣告業務;貨物和技術的進出口業務。

 

青島地鐵公司的正式掛牌與地鐵線路的正式開建,使青島地鐵公司的內外部職能也隨之正式履行。在行使各項職能伊始,青島地鐵公司便將“明確公司的管理流程、規范集團內部管理、科學進行集團管控、工作方式科學合理、預算成本透明合規”作為集團發展的首要目標。這是青島地鐵公司高效高質履行各項職能的基礎,也信息化輪子轉起來的動能所在。

 

在信息化建設之初,青島地鐵公司進行了整體信息化規劃及頂層設計,本著整體規劃、分步實施的策略,以及對青島地鐵公司使命與職能、信息化應用與價值聚合的綜合思考,在信息化一期,青島地鐵集團決定管理信息化之數字化辦公的建設先行。并采用以“數字化聯動、無紙化高效辦公、集約綠色科學工作、智能決策分析和隨時協作共享”為特征的聯合辦公平臺,以此為基礎實現集團、分子公司、上級監管部門多方協同的價值塑造。

 

ELP&青島地鐵:實現業務的個性定制和精細化管理

青島地鐵數字化辦公系統由兩大體系六大平臺(層)組成,即標準規范體系、安全防護體系,基礎設施層、平臺層(核心引擎和應用組件)、業務應用層(核心應用和業務搭建平臺)、展現層、用戶層以及集成交換平臺。在該系統的整體規劃中,青島地鐵數字化辦公按照“統一規劃、分步實施”策略,進行頂層設計,避免信息和應用孤島,避免業務系統間聯動性弱、可擴展性不強、重復建設等問題。旨在通過實施智能化的門戶系統,實現各業務系統的整合集成,使得系統界面統一、流程統一、賬戶統一、數據統一;并通過開發綜合辦公所需的各功能模塊,提高辦公效率,從而實現各業務系統和辦公系統有機結合的綜合協同管理平臺。

 

一期協同一體化應用之核心內容:

1、多維度的協同門戶建設

集團門戶是打造集團信息統一發布、共享和指定收閱的基礎,有利于集團自上及下信息的有效導流。通過信息門戶的建設有效的打通了集團信息管道,增強了企業關鍵信息控制,提供了企業文化建設的統一門戶,實現了多應用系統的操作界面統一設計與實現。集團信息門戶的建設將以數據獲取和數據整合為核心,通過對各類現有應用系統中信息和數據資源的全面、有機整合來為綜合業務網的工作協同服務。


2、高仿真的全集團協作電子流程

建設集團內部全面的電子協作模式是協同平臺構建中至關重要的一環。青島地鐵集團日常涉及的已經形成固定格式的制度流程和大量還未形成格式的制度和管理流程,包括:經營管理和行政管理方面的各種已有的制度流程;公司規章制度、政策、工作規范的制定、修訂、廢止;項目經營目標、策略審批;項目規劃設計、單體建筑設計方案制定、修訂;項目的預決算申請審批;大量日常辦公文檔的撰寫、修改和審批以及各種工作安排和匯報。如此看來,流程門類眾多。


在過去,由于集團化組織本身的復雜性,手工方式的審批普遍存在審批效率低、跨部門跨組織審批和各種數據采集困難,信息傳遞不及時,查詢和統計困難等問題。遠程管理上只能采用電話和郵件溝通,管理比較粗放,需要進行大量溝通的工作信息對稱困難?,F在,通過電子化工作流程:制度+制度標準+工作流程+審批單據的方式得到了有效解決,極大提升了集團整體辦公效能。據不完全統計,目前整個集團核心審批模板多大195套、審批流程多達300余條。2021年1月至8月,集團職能部門調用表單次數達4321次,其中,信訪事項處理單調用590次。


3、規范高效的公文辦文管理

平臺提供了集團內部完備的電子公文管理功能,包括:公文應用設置、發文管理、收文管理、簽報管理、公文交換、公文督辦、公文查詢、公文統計、公文檔案。


管理遵循規范的收發文、交換和文檔管理一體化等制度,并針對電子公文特點,提供相應的電子用印、加密控制、流程控制、權限控制和備份等應用,使得發文、收文、交換和公文檔案庫管理環環相扣;系統控制、安全防范和電子印章緊密相連。在整個公文流轉過程中,都提供公文督辦的功能。


4、一站式的會議管理

青島地鐵集團會議管理模塊適用于辦會的人員組織協調各類型會議的收集、審批、通知等管理工作。會議管理借助搭建平臺,搭建會議管理業務應用。實現從議題收集,會議方案報批,發布通知及回執,到下發會議紀要,會后督辦落實,全面覆蓋集團一站式會議管理場景。


過去,連會議通知都需要打印、復印,由通訊員遞送各個部門,效率很低?,F在,從會議前資料準備到會議通知審批及下發,從參會回執及統計到會議室預訂,從會議紀要上傳到會議事項督辦,集中放在了一站式會議管理里中實現。集團企業會議資源可以實現真正內部共享和管控。


5、嚴格透明的電子督查督辦管控

督查督辦是青島地鐵集團運行機制中重要的一環,共分為“督查立項-立項審核-專項督查臺賬跟蹤管理(紅綠燈)-督查通知管理—督辦承辦協辦過程管理—督查結果反饋-督查評分及考評—督查通報(上會)管理”八項職能?;谇鄭u地鐵督查督辦的重要性,增設督查督辦子系統,全面滿足集團內督查督辦事項的需求。做到交必辦、辦必果、果必報,全面提升集團工作的科學化、制度化、規范化。


6、集團資金及預算計劃電子化管控治理

資金管理是集團企業財務管理的核心,青島地鐵公司集團資金計劃管理的基本目標就是運用電子化資金管控手段,提升全集團資金的適度匹配,加速資金調配效能,真正意義上提升資金的使用效率同時節省審批時間和審批成本。


依據集團資金及預算計劃管控理論,青島地鐵創新性提出了“資金預算雙管控”模式,通過協同辦公平臺的電子化協作控制基本實現集團內部資金、預算計劃“雙管齊下,雙向并行”的管控邏輯,既保證了集團企業資金集中管控模式的有效實施,同步推行了以預算驅動為基礎的現代大型國有集團性企業的資金管控模式。


嚴格的資金集中管理電子化控制對集團控制風險和控制資金成本,提高資金使用效率非常有效。同時,通過電子化辦公平臺形成的預算驅動結算的自動化流程,大大降低了直接部門如結算中心,計劃中心和相關審核節點的日常工作量,通過雙向并行資金和計劃的雙線數據及時得到共享和管理,不但嚴格約束了集團資金流的控制走向,還為集團相關戰略資金決策提供有力的協調和補充。


7、高效的信息化溝通協作手段:一體化通訊

隨著外部通訊技術的發展和完善,集團協同辦公平臺對新信息技術手段的要求也不斷提升,客觀響應式信息互聯如SMS、EMAIL已經不能有效拓展信息交互和協作的效能。而協同平臺作為集團全員應用的門戶和主力溝通通道,必須融合市場最新的安全通訊溝通技術,創新打造青島地鐵集團一體化通訊的標準。


針對集團公司提出的一體化通訊要求,結合外部最新信息通訊技術手段,打通多端通訊模式是集團對電子協同平臺基本的戰略部署目標,目前集團對通訊方式的改造已經包括了主動通訊服務和及時保障通訊服務兩種主要模式,主動式服務包含短信(SMS)和郵件的主動在、離線推送模式;及時通訊保障包括了手持終端APP、SNS微信端集成、PCIM三種基礎模式,同時為了保證已有通訊手段的進一步集成,集團正在探索與網絡視頻會議及電子傳真、OCR等多種輸入輸出終端的兼容關聯。


集團通過對溝通協作手段和工具的建設,極大提升了集團內協作溝通和事件響應能力,在引用新技術通訊手段的同時,又兼備了與平臺的安全和有機集成特性,讓集團內部的電子化協作真正感受到“互聯網+”新技術手段帶來的電子協作辦公高能效。

 

【協同“加速度”】

隨著行業環境日新月異、信息數據的高速流動強力推動著集團內部組織單元、價值鏈環節(組織之間),企業上下游乃至整個產業鏈與產業集群之間高度協同關聯與構建,作為集團電子辦公和數字化轉型的第一門戶,ELP系統也將逐步承載更高的管理實踐。

 

今天,全國越來越多的中大型城市在推進公共軌道交通建設,地鐵快軌恰如城市的經脈,其運行的好壞,與每一位民眾休戚相關。民眾在呼喚更安全、更便利、更經濟、更環保的出行新方式,地鐵建設也在呼喚更科學、更規范、更高效、更便捷的管理新方式。今天的青島地鐵集團,在數字化辦公系統的助力下,已開啟高速“奔跑”模式,伴隨協同的日趨完善和應用深化,青島地鐵集團仍在“加速度”!

 


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